En organizaciones altamente reguladas, es común creer que una planificación detallada y una documentación impecable bastan para garantizar el éxito de un proyecto. Pero la realidad en el terreno suele ser otra. Aunque contar con una PMO estructurada y cumplir con marcos formales de gobernanza es clave, cuando se pierde de vista el factor humano, todo se tambalea.
Normativas como PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), estándares de la FDA (Food and Drug Administration), regulaciones fiscales, requerimientos de ciberseguridad o sistemas de trazabilidad imponen un nivel elevado de control y formalismo. Esto genera una fuerte dependencia de procesos documentados, validaciones rigurosas y registros escritos. Sin darnos cuenta, los proyectos corren el riesgo de convertirse en ejercicios burocráticos… y perder el alma.
Porque al final del día, los proyectos no se ejecutan en los documentos: se ejecutan en las personas. Son ellas quienes resuelven, adaptan, comunican, enfrentan la resistencia y encuentran formas de avanzar. Si no se gestionan sus expectativas, emociones y capacidades, el cumplimiento termina siendo una fachada, y el impacto real queda comprometido.
Durante una consultoría con un cliente del sector servicios, fuimos testigos de un caso que ilustra esta desconexión con claridad. Aunque existía una PMO activa y la estructura de gobernanza estaba bien definida, el proyecto comenzó a deteriorarse desde el inicio. El proveedor seleccionado no cumplía con los estándares esperados, algo evidente desde las primeras conversaciones. Sin embargo, la decisión se mantuvo, generando una brecha entre la alta dirección y el equipo operativo. Esa falta de alineación minó la credibilidad del proyecto, y como consecuencia, nadie quiso apropiarse realmente de su ejecución. Las alertas se levantaron a tiempo y se logró cancelar al proveedor, pero el rescate del proyecto supuso pérdidas de tiempo y recursos que pudieron evitarse.
Esta experiencia nos dejó una enseñanza poderosa: la gobernanza no vive en los formularios, sino en la gente que cree en el propósito del proyecto. La estructura es necesaria, sí, pero sin visión compartida, liderazgo creíble y sentido de pertenencia, los proyectos regulados —por más checklist que tengan— corren el riesgo de fracasar.
